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レストランが予約システムを導入するべき6つの理由(1)

2017.08.09.(Wed)Masahiro Natori By.Masahiro Natori

こんにちは、masaです。

本日は、レストランに予約システムを導入するべき6つの理由を紹介していきたいと思います。予約システムは便利だということは認識しつつも、なかなか今までのオペレーションと違うことをするのに抵抗があるレストランのオーナーさんも中には多いのですが、そういう方に向けて、レストランがオンラインブッキングシステムを導入するべき理由をいくつか紹介していきたいと思います。

1.潜在顧客の取りこぼし防止
2.予約情報のミス防止

3.電話の聞き間違い防止・手間の削減
4.顧客リストの整理
5.スムーズな予約管理
6.新規顧客の獲得

今回はこの1と2を紹介していこうと思います。

メリットの3.4を確認する


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1.潜在顧客の取りこぼし防止


予約システムを使っていないレストランの多くは電話での予約のみ受け付けているパターンが多いと思います。メールでの予約を受け付けていることもあるようですが、メールでの予約受付は思った以上にやりとりの回数が多く、手間となってしまうケースが多いので受け付けていないお店が多い印象です。

電話予約の場合ですが、お客様の電話をスタッフが受けて、予約情報を台帳に記入するというかたちになりますので、予約を受け付けられるのは営業時間内とその前後の時間です。

夜間、早朝などはお店に人がいないため、場合予約を受け付けることはできないと思います。もちろんお店の定休日などもスタッフは不在になりますので、お客さんが電話してきても受け付けることはできません。

またお店によっては営業時間内でスタッフがいる時間帯でも非常に忙しく、電話に出られない、という時間帯もあると思います。

留守番電話がついている場合もあると思いますが、最近はなかなか留守番電話に吹き込んでくれないケースが多いそうです。

あるレストランのオーナーから聞いて驚いた話があります。そのオーナーさんはお店の定休日に税務処理のため、誰もいないレストランのオフィスで1日中事務仕事をしていたそうです。

昼間から夕方にかけてお店の電話は何度もなったそうですが、その日は電話には出ずにずっと事務仕事ををしていたそうです。そして、夜になって仕事が片付いたため、留守番電話をチェックしたところ、その日は1件も入っていなかったそうです。。

「電話はあれだけ鳴ってたのに、1件も留守電が入ってない」という事実に驚いたそうです。

また、このように
「いつ電話してもつながらない」「いつでも留守電につながる」
というのは、お客様にとっては、ネガティブな印象を持たれてしまう可能性があります。

例えば、ディナーのみの営業で、営業時間が6時から22時。仕込みのや片付けの時間などがあるので、1時から23時まで誰かしら電話が取れる状態だったとしても1日のうち10時間、約40%の時間しか電話が取れないという計算になります。それが週6日で1日が定休日とすると、36%程度の時間しか予約電話を受け付けることが出来ません。それ以外の60%以上の時間は電話が鳴ってもだれも取ることが出来ず、せっかく電話をかけてきてもらっても、予約が漏れてしまう時間帯になってしまうわけです。

オンライン予約を導入すれば、24時間365日、予約を受け付けることが可能です。営業時間内はもちろん、深夜、早朝、定休日でも予約を受け付けることが出来ます。もちろん、レストランさんが心配するダブルブッキングも心配不要です。予約の数はシステムで管理され、必要以上の予約は取られないようにコントロール可能です。


2.予約情報のミス防止


予約情報のミス、というのは手書き台帳で予約を管理されているレストランさんであれば必ず体験したことがあるくらい、よくあることではないかと思います。

・スタッフの字が汚くて名前、電話番号が読めない。
・予約を別な日に移動したのに、消し忘れていてテーブルが埋まらない
・予約日、名前、電話番号の聞き間違えによるダブルブッキング
・台帳への記載漏れによるダブルブッキング
・線を引いて欄外へ書いていた予約のチェック漏れ

おそらく、事故になるようなケースはいくらでも思い浮かぶのではないかと思います。

手書きの台帳は確かに大変便利なのですが、やはりネックとなるのは手書きの部分だと思います。スタッフ全員が丁寧な字で予約情報を記入されるのであれば問題は起きにくいと思いますが、どうしても字が汚い人というのはいますし、普段は読みやすい字を書ける人でも忙しい時間帯の電話だったので、走り書きになってしまった、なんてこともあると思います。

単純に字が読みづらいだけでなく、予約が変更になった場合の消し方、書き直し方などがきちんとルール化されていないと、実際にどの予約が有効で、どの時間が空いているのかが適切に把握できないという状況になりがちです。別なテーブルに予約を書き写すときに名前や電話番号を写し間違えたりとか、そういうケースもあります。

その点、予約システムを使用して、予約をデジタルで管理しておけば予約の情報はだれが見ても一目瞭然です。予約の時間を移動した際に情報がおかしくなるというようなこともありません。こういった予約情報の間違い防止のためにもオンラインブッキングの使用をお勧めします。

まとめ


レストランの予約というのは「ただ来たお客さんを順番にテーブルに割り振ればよいだけ」という簡単なものではなく、実は人間がいろいろと細かい判断を行って成り立っているものだと思います。特に繁盛店ではお客様の配置を変更したり、テーブルのレイアウトを変更することで、なるべく多くのお客様をご案内することがマネージャーの腕の見せ所だったりするので、なかなか簡単に機械に判断させるのは難しいことだと思います。

ただ電話予約というのは、どうしてもミスがつきものですし、お客様が電話してくる時間帯によっては電話を受けられずに、機会損失しているということも十分考えられます。予約システムはマネージャーの仕事を奪うものではなく、マネージャーの仕事を補って楽にするようなシステムでありたいと思っています。

機械(コンピュータ)に任せることでレストランの予約の機会拡大、ミスの防止に役立ち、その先のレストランの顧客満足度向上につなげていければいいと思っています。

レストランへのオンラインブッキングをご検討の方、不明点、質問などありましたらお気軽にご連絡ください。弊社製作のの予約システムなので、私が責任をもってご相談を承り、サポート致します。



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tebole(テボレ)とは・・
オーストラリア・パースの日本人経営のIT企業GITS International が開発した新しいレストラン予約システム。タブレットフレンドリーで、コンピュータにあまり慣れていない人でも簡単に扱えるシンプルなインターフェースが特徴。


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Masahiro Natori

Masahiro Natori
こんにちはMasaです。39歳の時に16年勤めた会社を辞め、2013年4月に家族で日本からパースに引っ越してきました。2013年6月よりGITSに勤務。2014年1月にGITSのサポートでProgrammerとして457ビザを取得。 趣味は音楽を聴くことと、部屋のレイアウトを変えること、ドライブすること。